一般的に3月は年度末ということで退職する人が多く、人事異動も多い。また同時に営業面では数字に追われ、社内はバタバタしがちである。このような繁忙期であっても4月入社の新入社員の受け入れ準備は、完璧に行わなければならない。
  今後の会社の成長を左右する新入社員を、会社は歓迎ムードで温かく迎えてあげたい。入社にあたっての窓口になる人事労務担当部門、総務部門そして新入社員を迎える部署のトップはやることも多いので準備リストをそれぞれ作成しておくのがよい。新入社員に対して入社後の手続きやスケジュールなどの詳細情報を提供しておくと「社員のことを考えてくれる会社」と受け止めてもらえ、安心感にもつながるはずである。

  新入社員に気持ちよく働いてもらうためには、最初が肝心である。一般的には新入社員の配属は研修後になることが多いが、机や椅子、ロッカーにはじまりパソコン、文房具、電話などはもとより、近年ではスマートフォンやタブレットパソコンを貸与するところも増えてきているので、このようなハード面の準備は忘れないようにしたい。また企業によっては制服、靴、ネームプレートなども必要になるので、細かくピックアップして、リスト化しておいたほうがいい。
  また、パソコンやスマートフォンの設定、使用ソフトやアプリ、会社の独自システム、スケジュール管理、メールアドレスの登録、社内の連絡網など準備はいろいろあるが、新入社員に対してこれらの使い方についての指導・教育は部署によって温度差が大きいこともある。親切丁寧に先輩方が準備してその都度教えてくれるところであれば問題ないが、意外と細かくサポートできていない点も多いと聞くので、相談窓口などを整備しておくとともに、先輩に何でも相談しやすい雰囲気をつくっておきたい。

  健康保険証や社内のＩＤカードなども早めに手続きしたいところだ。健康保険証を入社してすぐにもらえる安心感というのは、意外とわからないものだが、受け取る側の気持ちになって考えてみることが大切である。そのためにも3月の段階で、入社にあたっての必要な情報及び提出書類を早めにもらっておきたいところである。
  社員数が50人未満の中小企業は、社内マニュアルが完璧になっていないことも多く、準備に不備があったり、肝心なことが漏れてしまうことがある。その手際の悪さを冷静に見ている新入社員は、将来についてネガティブなことを考えるきっかけになることも多いようだ。また、指導・教育係である先輩社員の新入社員への対応がかんばしくなければ入社してすぐに会社を離れていってしまうことにもなりかねない。新入社員が早期退職するニュースが毎年出ているが、実際には会社側に問題があることも多いので、採用にかけた時間とお金が無駄にならないようにするためにも、新入社員の受け入れ態勢を会社での重要な業務として位置づけ、会社全体で準備するという意識改革が必要である。