年末や決算後に関与先様から「書類は一体いつまで保存すればいいのですか？」と尋ねられることがある。その際には「決算書と申告書は永久保存してください。総勘定元帳や仕訳帳などは10年、領収書や請求書については7年間保存してくだい。」と答えている。
  これは、商法および会社法では10年間、税法では7年間（一部5年間）帳簿書類を保存することを求めているからである。

  商行為に関する法規は個人も法人も商法に従っていたが、平成18年5月に会社法が施行され、商法のうち会社に関することは会社法にまとめられた。
  旧商法36条で、商人は10年間商業帳簿や営業に関する重要書類を保存することを定めていた。現在は、旧商法36条については、商法19条（商人の商業帳簿に関する規定）、会社法432条（会社の会計帳簿に関する規定）に引き継がれており、いずれにおいても保存期間は帳簿閉鎖時より10年間と定められている。

  会社は、帳簿を備え付けてその取引を記帳するとともに、その帳簿と取引等に関して作成又は受領した書類（帳簿と合わせて「帳簿書類」いう）を、その事業年度の確定申告書の提出期限から7年間保存する必要がある。なお、帳簿書類とは下記のものをいう。

  帳簿書類の原則的な保存方法は、紙に印刷して保存する方法となる。従って、会計ソフトを用いて作成した帳簿書類についても、原則として紙にアウトプットして保存する必要がある。ただし、保存期間の最後の2年間に当たる6年目および7年目の帳簿書類（一定の書類については最後の4年間）は、一定の要件を満たすマイクロフィルムにより保存することができる。
  また、あらかじめ所轄税務署長の承認を受ける必要があるが、サーバ・DVD・CD等に記録し保存する方法、スキャナー読み取りにより保存する方法、電子計算機出力マイクロフィルムによる保存方法も可能である。

  消費税課税事業者が仕入税額控除の適用を受けるためには、課税仕入れ等の事実を記載した帳簿および請求書等（請求書と領収書）の両方を7年間保存する必要がある。なお、6年目と7年目についてはいずれか一方を保存すればよいこととされているが、法人税および所得税との兼ね合いを考えると両方とも7年間保存することになる。

  法律上は保存期間が定められている帳簿書類だが、やはり事業を継続させていく上で永久保存してもらい重要な書類がある。例えば、決算書・申告書・定款・登記関連書類・免許許可関連書類・不動産関連書類・その他の重要な契約書・申請願・届出書などだ。これらは必ず捨てずに永久保存しておいていただきたい。

（今村 京子　社員税理士、マネーコンシェルジュ税理士法人）