拝啓  平素は格別のお引き立てを賜り、深く感謝申し上げます。
  さて、先日、お叱りを受けた弊社営業部・○○の素行に関してですが、当方納得いたしかねる点がございましたので、本状にて釈明させていただきます。
  私が直接○○に問いただしましたところ、集金の件で直近2カ月にわたり、お約束を取り付けたうえで週に一度お伺いしておりましたが、明確なご返答を得られず、いまだお支払いいただけていないことに加え、約束いただいた時間にお会いできないということが重なってしまったため、冷静さを欠いた発言に至ってしまったと申しております。
  ○○は入社後まだ日も浅く、礼儀知らずのところがございますが、□□様におかれましても、弊社との信義をお守りいただくのが筋ではないかと思う次第でございます。
  今後、○○は□□様の担当からはずし、近日中に別の者をお伺いさせます。まずはこの者と懸案のお支払いについて、話し合いの席をもっていただきますよう、お願い申し上げます。

敬具