基 盤
(3)募集基盤
③後援者について、前回からの引き続きとなりますが「地域有力者組織化への後援者会開催方法のヒント」を
ステップ 5 からご紹介したいと思います。
ステップ 5
担当者が単独で後援者会出欠を確認する訪問です。
「先日はありがとうございました。お忙しいなか申し訳ありませんが、機関長はじめ機関全職員でお待ちいたしております。ぜひご出席をお願い致します」
「〇〇社長さんや△△社長さんも、ご出席の予定です…皆さん楽しみにしておられるようです」
など、趣味や取引仲間等で親しい方の情報があれば、一言添えることも効果的です。
ぜひ工夫した話法を、朝礼の場などで訓練して送り出して下さい。
ステップ 6
担当者が単独で参加予定者へ再度開催日時を伝え出席を確認する、いわゆる「ひと押し」訪問です。
「いつもありがとうございます。いよいよ〇日後の開催となりました。開会一時間前から受付を開始させていただきます。開会までおくつろぎいただける部屋も用意しております。お待ちいたしておりますので、よろしくお願いいたします」
場合によっては
「イヤー、申し訳ないけれど急な用事が入ってねー。今回は欠席させてもらうよ」
など欠席への変更の申し出もあるかと思います。
そんな時は、「そうですか…残念です。それでは今回は…専務さんの代理出席をお願いできないでしょうか？」というような対応話法の訓練も忘れないで下さい。
ステップ 7
いよいよ
「後援者会」の開催です。
ここでは
「開催日までの準備」と
「開催当日の運営」に分けてご紹介します。
＜開催日までの準備＞
１）開催日の決定
①赴任後、直ちに支社長にお願いし早期に決定する
②地域担当の本社役員の出席も、支社長からお願いしていただく
本社役員と機関長との間によほどの人間関係がないと、一機関の後援者会に本社役員が出席するのは難しいと思います。まして本社から遠く、日帰りもできないところにある機関ですと、なお難しいですね。
そんな場合は、支社で行う特別月の決起大会に出席する役員へ、その前日を後援者会開催日として出席をお願いします。
また、4月早々では決起大会の日程を支社で決めていない場合も多いので、逆に機関の後援者会開催日決定を機に、翌日を支社の決起大会の日と決めていただき出席をお願いしてもいいでしょう。色々工夫してみて下さい。
私の経験上、本社役員と支社長が一緒に出席していただければ会は盛り上がりましたし、思いがけない御祝儀といいますか、支社長に経費の一部を補助していただいて少し助かったこともありました。
※本社役員の出席が確定した場合は、
ステップ5等の話法に
「本社役員も出席して、日ごろのご支援に感謝を表したい…」
などの一言を入れること。また、決定次第、役員への御礼と会場で招待客と交換していただく役員の名刺を準備することなども忘れないで下さい。
２）職員(事務員も含む)への教育訓練
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① |
ステップごとの話法や訪問マナーが一人ひとりに身に付くまで、全体での訓練以外に、個別訓練も繰り返し実践する |
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② |
事務員へも電話の話法・マナーの再訓練を行う |
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③ |
後援者会当日の役割分担
受付・案内・食べ物・飲み物・BGM等の各係とそれぞれのリーダーを決定する。
この際留意するのは、招待客の多い職員は接待が忙しいのでリーダーにしないことです。入社歴にとらわれることなく、招待客が少ない職員の中からリーダーシップを発揮できそうな人を登用し、育成訓練のチャンスとしてください。 |
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④ |
後援者会での接待マナーは特に細かく訓練を
立食形式が多いと思いますので、例えば「お客さまを差し置いて職員がガツガツ食べてはいけません。会話を弾ませ、お酒を上手にお勧めすれば料理は残るから、なるべく多く残していただいて、お客さまのお帰りになった後に二次会をやろう｣とか…。
それでも心配な時は、会が始まる前にカツ丼やサンドウィッチを用意してお腹を満たしてもらったこともありました。
また、服装などはセンスの良い職員に他の職員のコーディネイトをお願いしたこともありました。 |
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⑤ |
後援者会当日は「自家用車使用厳禁」「終了後帰りの寄り道厳禁」を徹底すること
※詳細は後述します |
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地域や機関により、また職員も個人により、マナーの程度や考え方、価値観なども様々ですが、納得し団結すれば、思いもかけない大きな力を発揮するのが人間集団だと思います。
なにより「刀の傷は癒えるが言葉の傷は一生癒えない」…、職員一人ひとりのプライドを傷つけないよう、細心の配慮と｢対話による合意と納得｣を心がけることが大切ですね。
いずれにせよ「後援者会」開催を、機関長をはじめ一人ひとりが成長する絶好のチャンスととらえ活かしたいものですね。 |
３）職員の家族へ｢お願い状｣を…
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「お願い状」の内容
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新任の挨拶と抱負（経営信条等）
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後援者会開催の目的
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開始と終了時間、またおおよその帰宅時間
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通常の勤務時間外の開催になるため、ご家族にご迷惑をお掛けすることへのお詫びと職員参加の了解をお願い…等
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① |
できれば、新任の挨拶方々直接各家庭を訪問し「お願い状」を手渡ししてお願いすること |
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② |
この場合、突然の訪問を好まない職員やご家族もいらっしゃるので事前に了解を得ること |
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③ |
お子さまだけの家庭もあると思いますが、特別な事情のある場合を除き、事務職員宅も含め玄関先の短時間でもかまわないので全職員宅へ足を運ぶこと |
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④ |
終了時間とおおよその帰宅時間を、訪問の際口頭でも伝えること。これが大事！ |
このような訪問は、「後援者会」開催をスムーズにすることは勿論、その後の機関経営に好影響をあたえます。
また「お願い状」に記載した｢おおよその帰宅時間｣に職員が帰宅することで、機関長への家族の信頼が増すことは間違いありません。
そうではなく、後援者会終了で緊張感から解放された職員仲間同士で、また招待客からの二次会の誘いを断りきれず…などで寄り道をし、帰宅時間が遅くなった場合、家で待つ家族の抱く心情は決して良いものではありません。細心の配慮で「終了後まっすぐ帰宅」を厳守させて下さい。
少々わかりにくいと思いますので、詳細については後述します。参考にして下さい。
４）支社長等の幹部へのお願い
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① |
参加と当日の挨拶をお願いすることは勿論、開催当日へ向けての進行状況を逐次報告すること |
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② |
参加予定者の中に懇意な方がいる場合には、訪問や電話等をしていただく、また機関来訪時に訪問していただくこと
などで後援者会への関心を高め巻き込んでいきたいものです。 |
５）進行予定の決定と職員への徹底
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① |
なるべく早い時期に｢進行予定表｣を作成し、役割とそれぞれの係と個人の動きを理解させること |
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② |
招待客のいない職員も参加させ、役割を担当させる。｢誰々のお客さま｣ではなく、「全員が機関のお客さま｣との意識を徹底し、この管轄地域で仕事をさせていただいている機関挙げての後援者会であることを理解させること |
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③ |
｢進行予定表｣に沿ってリハーサルを重ね、職員の参加意欲と楽しいイメージ（ワクワク感）を高めていくこと |
