基 盤
(3)募集基盤
③後援者について、前回からの引き続きとなりますが「地域有力者組織化への後援者会開催方法のヒント」を、
ステップ 7 の後半
「開催当日の運営」からご紹介したいと思います。
ステップ 7（続き）
【開催当日の運営】
地域の習慣等を考慮し開催時間を決定することが必要だと思いますが、ここでは開催時間を「
18時から20時まで」とした例をご紹介します。
＜開催当日の流れ＞
１）開催時間まで
15時から16時30分頃
当日の営業活動は、昼の職場訪問活動の時間まで普段通りに活動してもらいます。
したがって昼食も遅めになる場合が多くなり、夜の後援者会に「空腹で困る」と言った支障もないかと思いますが、中にはお客さまとの会話が長引き昼食を取りかねる職員がいるかも知れません。また、開催の回数を重ね、全員が慣れてくれば必要がなくなると思いますが、新任時初めて開催の場合などは、前述したようにサンドイッチなどを用意し全員集まって最終確認の打合せをしながら昼食を取り、和気あいあいと呼吸を合わせることも大事だと思います。「腹が減っては戦はできぬ」ですからね。
事前にホテル側と綿密な打合せをするのは勿論ですが、この開催前の全員が集まった最終打合せの場にホテル側の担当者にも参加してもらい、「会の流れ」を全員で共有することが大事です。
機関長や一部の職員だけとの連絡や打合せで、勘違いや聞き漏らしがあり齟齬をきたしてしまうことがあっては大変です。また、ホテル側の担当者が当日変わることも有り得ますので、注意・確認が必要です。
当日の天候が雨や雪の場合には、ホテルのフロント脇にも係を配置し、粗相の無い様にしたいものです。
２）開催直前
16時30分から18時頃まで
遅くとも開始１時間前から受付を始めます。受付では座席表やネームプレートをお渡しし、早めにおいでになったお客さまは「控え室」へご案内して下さい。控え室では茶菓の接待は勿論ですが、お客さまから「お酒を…」とリクエストがあった場合にも即応できるよう、準備しておくとよいでしょう。控え室では、会社の現状や機関の現況紹介のDVDなどを見ながらくつろいで頂く等、工夫して下さい。
会場内は、「禁煙」にすることが多いと思いますので、控え室では「喫煙の部屋」「喫煙の場所」の確保も忘れられませんね。
開始5分前になりましたら、案内係が控え室からお客さまを会場へご案内しましょう。
３）開催中
18時から20時頃まで
いよいよ開会です。初めて開催する場合は「司会」を機関長が務めるのが無難だと思います。開会宣言から挨拶へスムーズに進めることができ、機関長の想いや個性を出せますし、次回からの司会を務める職員の参考にしてもらう意味もあります。
[会の次第例]
・開会宣言と機関長の挨拶
機関の状況もあるかと思いますが、私の場合は「初めての開催」のご挨拶には、更なる地域サービス充実のための「陣容拡大・採用」紹介のお願いを必ず入れました。（意識して契約のお願いは入れませんでした）。また、「朝礼風景ご紹介」として、「愛唱歌」や「今日の誓い（これは仮称ですが、会社統一のものより機関独自の全員参加で作成したものの方が、地域にフィットしたものになると思います）」等を紹介したり、「今日のクイズ」として、生命保険や個人年金保険を必要とする社会的背景（ニーズ）等のクイズにお客さまも参加していただき、正解者にはお土産を差し上げ盛り上げました。
朝礼ではどんなことをしているのだろうか？…と、興味のあるお客さまも多く好評でした。毎回入れなくても良いと思いますが、ぜひ工夫してみて下さい。
・支社長や本社役員の挨拶
簡潔な挨拶が肝要です。特に「挨拶時間の長さ」を事前にしっかり打ち合わせして下さい。
・乾杯（お客さまの代表の方にお願いする…人選は慎重に）
・懇談（お客さま相互の交流を…はじめはこちらから促して）
その間、本社役員を機関長が先導し「事業保険にご加入頂いている〇〇社長さんです」「△△職員がいつもご紹介を頂く〇〇銀行の□□支店長さんです」「〇〇職員がいつも励まして頂き、またご自分はもとよりお口添えで従業員〇人の方々からもご契約を頂戴している□□製作所の〇〇専務さんです」など、仕事に関するものから、趣味・出身校・出身地等々を話題に簡潔に紹介し、名刺交換をしながらご挨拶をして頂きます。
いずれの話題で紹介するにしろ、ステップ １やステップ ２の挨拶訪問等の際に情報収集をして、万全を期したいものです。
支社長にも、すでに面識のある方には単独で、また面識のない方の場合は、本社役員共々機関長先導で挨拶をして頂きます。
・締めのご挨拶と万歳等（お客さまの代表の方にお願いする…人選は慎重に）
・御礼の挨拶と閉会宣言
地域によって違いますが、盛り上がりに時間のかかるところも有り「まだまだ閉会は早い、もっと続けて欲しい」と思うお客さまも居られると思います。しかしここでは、機関長が「家族が家で待っているので…」等の状況をお話しして、お客さまの理解を得て時間厳守でお開きにします。
・お開き
全員会場の出口両側に整列して、御礼を述べながらお見送りをします。
職員がお客さまから「二次会に行こう」などと、誘いを受ける場合もあるかと思いますが、「後片付けがありますから…」などと、丁寧にお断りさせて下さい。
それでも、「それでは後片付けが終わったらおいでよ。〇〇で待っているよ」などと強く誘われる場合には、「申し訳ありませんが、今日だけは勘弁して下さい。機関長の厳命なんです」などと、凛とした態度で辞退させて下さい。事前にしっかりロールプレイング等で教育・訓練しておくことが大切です。
理由は前述しましたが、「お願い状」に記載した｢おおよその帰宅時間｣に職員を帰宅させることで、機関長への家族の信頼が増すからです。
またお客さまが、二次会でお返しにご馳走することで、貸し借りを無しにしたい…と考えているかもしれません。もしそうだとしたら、後援者会開催の効果は半減してしまいかねませんね。
経験から言いますと、後日挨拶に伺うと「躾がしっかりしているね…」などと、ご家族は勿論お客さまの感想も、概ね良好なものでした。
４）終了後
20時から21時頃まで
職員での二次会です。全職員集合（できれば一つのテーブルに）し、引き続き機関長の司会で、全員へのねぎらいと本社役員や支社長へ御礼を述べます。
ここで大事なことは、機関のこれから一年の目指す目標を話すことです。例えば、「この一年、心を一つにして機関表彰を獲得し、また〇〇常務においで頂き、後援者の皆さまにもご披露方々喜んで頂きたいと思いますが皆さん如何でしょうか？」（全員拍手で賛同！…こういった場面は事前にしっかり打合せをして呼吸を合わせておきます）「来年のことを言うと鬼が笑うと言いますが、〇〇常務、来年のご都合の良い日をお願い致します！」などと、ジョークを交えてお願いしておきます。
翌年の日程などは本社の役員でも決まっていないと思いますし、支社に先駆けて決定してもらうことで、機関一同の決意を固める意味でもプラスになりますね。
二次会で料理がもし足りないときは、サンドイッチやおにぎりを追加するなど、臨機応変に対応して下さい。
その後は早めに閉会し、タクシーをホテルにスタンバイしてもらい、同じ方向へ帰る職員別に乗り合わせてもらい帰宅させます。
終了後、機関長と組織長は暫時残り、支社長や本社役員を見送ります。できれば、本社役員は会場のホテルに泊まって頂くのがベストです。そうすれば、しばしの懇談時間が取れますので、組織長一人ひとりを紹介し、改めて御礼を直接述べさせることもできます。
その後、機関長と組織長が何台かのタクシーに分乗し、自宅まで送り一人ひとり組織長の家族に御礼の挨拶をします。最後に機関長が自宅に到着して、すべて終了です。
