例えば、Ａ社が取引先のＢ社に経費を立て替えてもらう場合について、Ａ社がこの経費の仕入税額控除を行うには、Ｂ社からどのような書類を受領すれば良いか。

 事業者が仕入税額控除の適用を受けるためには、原則、一定の事項が記載された帳簿とインボイスの保存が必要である。

 Ｂ社がＡ社に代わってＣ社に経費を支払う場合は、Ｃ社から、発行されるインボイスには、交付を受ける事業者としてＢ社の名称が記載される。このインボイスをそのままＡ社が受領したとしても、インボイスの交付を受けた事業者名はＡ社でなく、Ｂ社となっているため、Ａ社はこの経費について仕入税額控除の適用を受けることができない。

 この場合、立替払を行ったＢ社から、立替金精算書等の交付を受けるなどにより、経費の支払先であるＣ社から行った課税仕入れがＡ社のものであることが明らかにされている場合には、その適格請求書及び立替金精算書等の書類の保存をもって、Ｃ社からの課税仕入れに係る請求書等の保存要件を満たすこととなる。

 従業員が立て替えた経費についても、受領した領収書の宛名が会社名でなく、その従業員の氏名になっている場合には、支払者が会社であることを明らかにするため、立替金精算書を作成・保存する必要がある。

 ただし、不特定多数の者に対して販売を行う小売業、飲食店業、タクシー業等に係る取引については、宛名不要の簡易インボイスとして、そのレシートの保存のみで仕入税額控除の適用を受けることができるので、立替金精算書が不要である。

 また、適格請求書の交付義務が免除される３万円未満の公共交通機関による旅客、従業員等に支給する通常必要と認められる出張旅費等（出張旅費、宿泊費、日当及び通勤手当）については、一定の事項を記載した帳簿の保存のみで仕入税額控除が認められる。