年次有給休暇に関して押さえておかなければならないのは、2019年4月施行の改正労働基準法により、事業主に対し「年次有給休暇の年5日付与」（※）が義務化されたことであるが、これに伴って、事業主には年次有給休暇管理簿の作成・保存も義務化されたことも忘れてはならない。

 年次有給休暇管理簿とは、年次有給休暇の取得状況を把握するために、会社が作成・保管する帳簿である。中小企業及び零細企業にも大手企業と同じように義務化されているが、中には適切に年次有給休暇管理簿を作成できていない会社もあると思われるので、今回は同管理簿の作成に関する情報をお届けする。

 まず年次有給休暇管理簿については、法律で決まった様式はない。基準日（付与日）、日数、時季（取得日）を管理するための書類であり、この３つが記載されていればいい。同管理簿は労働者ごとに作成し、当該年次有給休暇を与えた期間が満了後も5年間（当面は3年間）は保存しなければならない。

 厚生労働省及び地方労働局のサイトにExcelの作成例（テンプレート）がアップされているのでそれらを活用するのもいいだろう。また、市販の年次有給休暇管理ソフトには、勤怠管理とセットになっているもの、年次有給休暇の管理に特化したものなどがある。複雑で手間のかかる年次有給休暇の計算・付与や残日数の管理を正しく設定すれば自動で行ってくれる点は便利であり、年休5日の取得義務を満たしていない人へのアラート設定ができるものもあるので市販品を検討するのもいいだろう。年次有給休暇管理簿の作成は、年次有給休暇の取得促進と企業側のリスクを軽減することが目的でもあるので、使いやすいかどうかが重要なポイントである。